Die EAA übernimmt in mehreren Schritten sämtliche relevanten Dokumente des abzuwickelnden Portfolios. Eine große Zahl an geschäftsrelevanten Akten und Dokumenten muss den Mitarbeitern der EAA und der Portigon AG zentral zugänglich gemacht werden.
Die Anforderungen an die Lösung bestanden insbesondere in:
- dem effektiven gemeinsamen Arbeiten am gesamten Dokumentenbestand
- der schnellen Auffindbarkeit von benötigten Unterlagen
- der revisionssicheren Archivierung
- der Unterstützung von dokumentenbasierten Workflows
- der nahtlosen Integration in die bestehende IT-Landschaft mit Microsoft Office 2007 und Lotus Notes.
adesso hat eine maßgeschneiderte Lösung für diese Anforderungen auf Basis von Microsoft SharePoint Server zum Festpreis angeboten. Nach einer gemeinsam durchgeführten Feinspezifikationsphase und der Erarbeitung eines Detailkonzeptes erfolgte die Umsetzung durch adesso. Diese bringt der EAA mehrere Vorteile:
- Unternehmensweite Transparenz: Alle autorisierten Benutzer haben jederzeit Einblick in die von ihnen benötigten Dokumente. Es wird ein sogenannter „Single Point of Truth“ bereitgestellt, der durch eine Volltextsuche basierend auf OCR-Funktionen zugänglich gemacht wird.
- Verbesserte Grundlage für unternehmensübergreifende Entscheidungen: Die Einführung eines „Single Point of Truth“ für alle Dokumente und die Teil-Automatisierung von Entscheidungsprozessen mit Hilfe von Workflows vereinfachen den Geschäftsalltag.
- Überwachung und verbesserte SLA-Konformität: Durch die Anbindung eines externen Reporting/Tracking-Systems wird die Leistung der Service-Partner bei der Bereitstellung von Dokumenten anhand definierter Service Level Agreements (SLAs) gemessen.
- Verbesserte Compliance: Dank der revisionssicheren Archivierung werden Entscheidungen und Aktionen automatisch dokumentiert und verfolgt, was die Unternehmensführung, das Risikomanagement und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen verbessert.
